Sicherheit & Datenschutz

Alle Daten der AI Technikakte werden auf Servern in Nürnberg, Deutschland gespeichert und verarbeitet (Hetzner Online GmbH, deutsches Rechenzentrum). Es findet keine Speicherung außerhalb der EU statt. Mit unserem Hosting-Anbieter besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Sämtliche Verbindungen zum Kundenportal und zur Website sind ausschließlich über HTTPS möglich – unverschlüsselte Aufrufe werden automatisch umgeleitet. Die Übertragung ist per TLS mit modernen Cipher-Suiten gesichert; Zertifikate werden automatisch erneuert.

Sicherungskopien Ihrer Daten werden verschlüsselt erstellt (AES-basierte Verschlüsselung mit starker Schlüsselableitung), bevor sie gespeichert werden. Ein Backup ohne den zugehörigen Schlüssel ist nicht lesbar.

Ihre Dokumente und Anfragen werden zu keinem Zeitpunkt für das Training von KI-Modellen verwendet – weder von uns noch von unserem KI-Anbieter. Mit dem KI-Anbieter besteht ein Datenverarbeitungsvertrag; die Datenfreigabe für Trainingszwecke ist vertraglich und technisch deaktiviert. Perspektivisch bieten wir auf Wunsch vollständig selbst gehostete KI-Modelle auf deutschen Servern an.

Jedes Kundenunternehmen ist im Portal strikt von anderen getrennt. Ein fein abgestuftes Rollenmodell (vom reinen Lesezugriff über Instandhaltung und Schichtleitung bis zur Unternehmens-Administration) stellt sicher, dass Mitarbeitende nur sehen und ändern können, was ihrer Aufgabe entspricht.

Sicherheitsrelevante Vorgänge werden protokolliert. Für Dokumente führt die AI Technikakte zusätzlich ein eigenes, langfristig aufbewahrtes Dokumenten-Protokoll: Hochladen, Ansehen, Herunterladen, Ersetzen, Freigaben und Löschungen sind jederzeit nachvollziehbar – ein Baustein für Ihre Audit-Fähigkeit.

Änderungen an Benutzerkonten (E-Mail-Adresse, Passwort) erfordern eine Bestätigung per Einmalcode. Über jede Kontoänderung wird die betroffene Person automatisch per E-Mail informiert. Es gelten verbindliche Passwort-Mindestanforderungen; Anmeldeversuche sind ratenbegrenzt.

Wir arbeiten nach den Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung: Auftragsverarbeitungsverträge mit allen relevanten Dienstleistern, transparente Datenschutzerklärung, kurze Aufbewahrungsfristen für Zugriffs-Logs (30 Tage) und dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen.