Ein Wissensportal pro Kunde, ergänzt um eine globale Wissensbasis.
Die AI Technikakte ist kein generischer Chatbot, sondern ein strukturiertes Portal für die industrielle Instandhaltung – mit klaren Datenräumen und nachvollziehbaren Vorschlägen.
Maschinen- und Anlagenakten
Jede Maschine bekommt eine eigene digitale Akte: Stammdaten, Dokumente, Wartungshistorie, Ansprechpartner. Konsistent strukturiert über den ganzen Maschinenpark.
Fehleraufnahme & Fremdfirmen-Doku
Berichte interner Techniker und externer Servicepartner werden zentral erfasst, automatisch verschlagwortet und der jeweiligen Anlage zugeordnet.
Eigene Wissensbasis pro Kunde
Ihre Serviceberichte, Spezifika, internen Anweisungen – nur für Ihre Nutzer sichtbar. Strikte Mandantentrennung.
Globale Wissensbasis
Vom Betreiber gepflegte Hersteller- und Produkthandbücher ergänzen Ihr Wissen, ohne Ihre Daten preiszugeben.
So funktioniert eine Anfrage.
Ihr Techniker beschreibt die Störung – mit Fehlercode, Symptom oder eigenen Worten. Die KI durchsucht Ihre eigene Wissensbasis und die globale Herstellerdokumentation und liefert konkrete Vorschläge mit Quellenangabe.
- →Quellenangabe: jeder Vorschlag verweist auf das Dokument, aus dem er stammt.
- →Ähnliche Fälle aus Ihrer Historie werden angezeigt – inklusive früherer Lösung.
- →Kein eigener KI-Zugang, kein API-Key, keine Modell-Konfiguration nötig.
Vom Scan zum Nachweis
Der QR-Code an der Maschine ist der Anfang, nicht das Ziel. Ein Scan sagt dem System, wo Ihr Team gerade steht — und von dort läuft der gesamte Vorgang bis zum dokumentierten Nachweis durch, ohne Zettel und ohne Nacharbeit am Schreibtisch.
- 01Scannen
Der Code an Maschine, Schaltschrank oder Modul öffnet genau diese Akte. Ihr Team wählt: Handbücher ansehen, die KI fragen oder eine Störung melden.
- 02Fragen
Die KI antwortet aus Ihren eigenen Unterlagen — mit Quellenangabe, also Dokument und Seite. Nicht nur ein Treffer, sondern die konkrete Stelle.
- 03Dokumentieren
Wartungen werden direkt am Gerät abgehakt: Checkliste ausfüllen, Messwerte eintragen, Foto anhängen. Bestehende Excel-Prüflisten können weiterverwendet werden.
- 04Nachweisen
Zum Abschluss entsteht automatisch ein PDF-Protokoll mit Zeitpunkt, ausführender Person und allen Werten — auf Wunsch direkt per E-Mail versendet.
- 05Nachvollziehen
Jede Maschine zeigt ihre vollständige Wartungshistorie. Die Auswertung zeigt der Leitung, ob die Instandhaltung planmäßig läuft und welche Anlage die meisten Störungen verursacht.
Weitere Funktionen im Portal
Das Kundenportal wächst mit Ihrem Betrieb – von der Anmeldung über geplante Wartungen bis zur Auswertung.
Anmeldung mit Microsoft-Konto
Ihre Mitarbeiter melden sich wahlweise mit ihrem gewohnten Microsoft-365-Konto am Portal an – ohne zusätzliches Passwort. Die klassische Anmeldung mit E-Mail und Passwort bleibt parallel verfügbar.
- Zugang nur für vorab freigeschaltete Konten: Eine Microsoft-Anmeldung gewährt nur dann Zugriff, wenn die E-Mail-Adresse einem bereits angelegten, aktiven Portal-Konto entspricht. Es werden keine Konten automatisch erstellt.
- Strikte Mandantentrennung: Jeder Nutzer landet ausschließlich in seinem eigenen Unternehmensbereich; der Microsoft-Login umgeht diese Trennung an keiner Stelle.
- Kryptografisch geprüfte Anmeldung: Die Identitätsnachweise von Microsoft werden gegen Microsofts offizielle Signaturschlüssel verifiziert; manipulierte oder abgelaufene Nachweise werden abgewiesen.
- Nachvollziehbar: Nicht freigeschaltete Anmeldeversuche werden abgewiesen und protokolliert.
- Serverstandort Deutschland: Alle Daten verbleiben auf unseren Servern in einem deutschen Rechenzentrum.
Wartungspläne mit Fälligkeiten
Legen Sie wiederkehrende oder einmalige Wartungen je Maschine an – mit Intervall, nächster Fälligkeit und Vorlaufzeit. Das Portal erinnert die zuständigen Rollen automatisch, bevor eine Wartung fällig wird, und zugehörige Wartungsdokumente lassen sich direkt hinterlegen.
Auswertungen auf einen Blick
Ein Dashboard zeigt den Zustand Ihrer Instandhaltung: Wartungsquote (Pünktlichkeit), offene und überfällige Wartungen, Störungen nach Status und Verlauf sowie anstehende Fälligkeiten – serverseitig erzeugt, ohne externe Analysedienste.
Nutzerverwaltung – flexibel nach Ihrem Bedarf
Unternehmen mit eigener IT verwalten Nutzer und Rollen selbstständig über ihren Administrator. Kunden ohne eigene IT-Abteilung unterstützen wir auf Wunsch direkt über unseren Support – etwa wenn ein Zugang wiederhergestellt werden muss. So passt sich die Verwaltung Ihrer Organisation an, nicht umgekehrt.
Was den Aufwand bestimmt
Nicht jede Unterlage macht gleich viel Arbeit. Was wir direkt aus einem Herstellerportal abholen können – Betriebsanleitungen, Datenblätter, Ersatzteilkataloge – ordnen wir schnell ein; für die inhaltliche Richtigkeit steht der Hersteller ein.
Ihre eigenen Unterlagen sind der aufwendige Teil: As-built-Schaltpläne, Serviceberichte von Fremdfirmen, Einstellpläne, handschriftliche Notizen. Die prüfen wir fachlich auf Plausibilität und Aktualität, bevor sie in die Akte gehen.
Deshalb schauen wir uns in der kostenlosen Ersteinschätzung an, wie sich Ihre Dokumentation zusammensetzt – nicht nur, wie viel es ist.
Ihre Daten bleiben Ihre Daten
Technische Dokumentation ist Betriebswissen. Deshalb ist Datensouveränität bei uns keine Fußnote, sondern Teil des Produkts.
Betrieb und Speicherung erfolgen in einem deutschen Rechenzentrum, mit verschlüsselten Sicherungen.
Ihre Administratoren laden sämtliche Stammdaten — Maschinen, Module, Störungen, Wartungspläne, Dokumentenverzeichnis, Ansprechpartner — jederzeit selbst als offene CSV-Dateien herunter. Kein Datenformat, das Sie an uns bindet.
Weder auf dieser Website noch im Kundenportal setzen wir Analyse- oder Marketing-Cookies ein. Deshalb finden Sie hier auch kein Cookie-Banner.
Die eingesetzte KI-Schnittstelle verarbeitet Ihre Inhalte ausschließlich zur Beantwortung Ihrer Fragen — vertraglich abgesichert und ohne Verwendung zu Trainingszwecken.
Jeder Kunde arbeitet in einem strikt getrennten Bereich. Rollenrechte, optionale Zwei-Faktor-Anmeldung und eine automatische Sitzungsbegrenzung schützen Zugänge auch auf gemeinsam genutzten Werkstatt-PCs.
Diagnose ist der größte Zeitfresser.
Branchenübergreifend ist die Fehlerdiagnose – also das Herausfinden der Ursache – der zeitlich größte Anteil an der gesamten Reparaturzeit, nicht die eigentliche Reparatur selbst. Strukturierte Dokumentation und Wissensdatenbanken setzen genau hier an und verkürzen diese Suchphase.
Mehr als nur Störungsdiagnose.
Eine gepflegte Wissensdatenbank hilft nicht nur, wenn etwas ausfällt. Sie beantwortet auch alltägliche Fragen an Handbücher und Dokumentationen – ohne langes Blättern in PDFs oder Suchen in Ordnern. Neue Mitarbeiter finden sich schneller ein, weil sie Maschinenwissen, frühere Lösungen und Zuständigkeiten an einer Stelle nachschlagen können, statt erfahrene Kollegen unterbrechen zu müssen. So unterstützt das System auch bei Einarbeitung und Schulung.
Wie ein zusätzlicher, digitaler Kollege.
Im Grunde funktioniert die AI Technikakte wie ein zusätzlicher Kollege: einer, der das gesamte hinterlegte Maschinen- und Herstellerwissen kennt, rund um die Uhr verfügbar ist und für einen überschaubaren monatlichen Betrag sofort die passenden Fachinhalte liefert. Kein Krankheitsausfall, kein Wissensverlust bei Personalwechsel, keine Wartezeit, bis der erfahrene Kollege erreichbar ist. Er ersetzt keine Fachkraft, sondern entlastet Ihr Team, indem er Routine-Nachfragen und die Informationssuche übernimmt.
Unsere eigene Wirkung – ehrlich beziffert.
Wie stark sich Diagnose- und Suchzeiten in Ihrem Betrieb konkret verkürzen, hängt von Ihrer Dokumentationslage und Fehlerhistorie ab. Wir messen das gemeinsam mit unseren Pilotkunden und veröffentlichen reale Zahlen, sobald belastbare Daten aus dem laufenden Betrieb vorliegen – keine Pauschalversprechen ohne Beleg.
Sicherheit & Grenzen
Die KI ist ein Werkzeug, das Vorschläge macht – keine Instanz, die selbst handelt. Kritische Schritte werden klar als prüfungsbedürftig markiert.
- • Menschliche Prüfung bei kritischen Dokumenten und Schritten.
- • Keine automatisierten Eingriffe in Maschinensteuerungen oder Anlagen.
- • Quellenangabe für jeden Vorschlag – nachvollziehbar statt Black-Box.
Datenhaltung
Mandantentrennung auf Datenebene. Serverstandort in Deutschland. Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Kunden – inkl. Auflistung der eingesetzten Unterauftragsverarbeiter (z. B. Hosting, KI-Provider).
Möchten Sie das live sehen?
Wir zeigen Ihnen die Funktionsweise an einem Beispiel aus Ihrem Maschinenpark.